Charte du comité de vérification

• Faire appel à des conseillers externes, y compris des conseillers juridiques, qu’il juge nécessaire afin d’exercer ses fonctions, et ce, aux frais de la société.
• Obtenir les renseignements dont il a besoin auprès d’employés qui se doivent tous d’apporter leur collaboration à la demande du comité ou de parties externes.
• Rencontrer les dirigeants de la société, les vérificateurs indépendants ou des conseillers externes au besoin.

La société fournira le financement adéquat, établi par le comité, en vue du paiement de la rémunération au cabinet comptable agréé enregistré dont les services ont été retenus pour valider ou émettre un rapport de vérification ou un travail connexe ou rendre d'autres services de vérification, d'examen ou d'attestation à la société ou à d’autres conseillers retenus par le comité.

Le comité, s’il le juge nécessaire ou approprié, s’acquittera des responsabilités précises suivantes :

États financiers

• Examiner avec la direction et le vérificateur externe les questions importantes relatives à la comptabilité et à la communication de l’information financière, y compris les opérations complexes ou inhabituelles et les jugements en ce qui a trait aux estimations importantes et aux changements significatifs relatifs au choix ou à l’application des principes comptables par la société, et les opinions et initiatives professionnelles récentes touchant la comptabilité et la réglementation, en discuter avec la direction et le vérificateur externe et comprendre l’incidence de ces questions sur les états financiers de la société.
• Examiner avec la direction et le vérificateur externe les résultats de la vérification, y compris les difficultés éprouvées au cours de la mission de vérification, les restrictions quant à la portée des activités ou l’accès aux renseignements requis et les désaccords importants avec la direction.
• Examiner avec la direction et le vérificateur externe les états financiers annuels avec tous les postes hors bilan, notamment l’information fournie dans le rapport de gestion, en discuter avec eux et recommander au conseil d’administration leur inclusion ou non dans le rapport de la société aux actionnaires.
• Examiner avec la direction et le vérificateur externe les états financiers intermédiaires, notamment les résultats de l'examen des états financiers trimestriels effectué par le vérificateur externe avant l’émission, et en discuter avec eux.
• Au moins une fois l’an avant l’achèvement du rapport de vérification (et plus fréquemment au besoin), examiner les rapports provenant du vérificateur externe qui concernent 1) toutes les conventions et pratiques comptables déterminantes qui seront utilisées, 2) la comparaison des conventions comptables de la société avec celles qui sont utilisées dans son industrie, 3) tous les autres modes de traitement de l’information financière conformes aux principes comptables généralement reconnus qui ont fait l’objet de discussions avec la direction, y compris les ramifications de l’utilisation de ces autres modes de communication et de traitement de l’information financière et le traitement privilégié par le vérificateur externe et 4) les autres communications écrites importantes échangées entre le vérificateur externe et la direction, telles que les lettres de la direction ou la liste des questions non résolues, et en discuter.
• Comprendre la manière dont la direction a préparé l’information financière intermédiaire ainsi que la nature et la portée de la participation du vérificateur interne et du vérificateur externe.

Contrôles internes et gestion du risque

• De concert avec la direction et le conseil d’administration, cerner les principaux risques commerciaux, examiner le niveau de tolérance au risque et recommander les politiques de gestion du risque connexes au conseil d’administration.
• Examiner l’efficacité des systèmes de contrôle interne, y compris le contrôle et la sécurité des technologies de l’information.
• Rencontrer la direction pour examiner les risques financiers importants auxquels est exposée la société et les mesures prises par la direction en vue de surveiller et de contrôler cette exposition au risque, y compris les politiques relatives à l’évaluation et à la gestion du risque.
• Comprendre la portée des examens effectués par le vérificateur externe relativement au contrôle interne portant sur la communication de l’information financière et obtenir des rapports sur les conclusions et recommandations importantes ainsi que les réactions de la direction.

Vérification externe

• Soumettre le rapport du vérificateur externe directement au comité.
• Rencontrer le vérificateur externe afin de discuter du plan de vérification envisagé, de son étendue, de la dotation du personnel et de la démarche. Discuter aussi de la coordination des efforts de vérification afin de s’assurer que tous les aspects de la vérification soient couverts, que les efforts redondants soient évités et que les ressources de vérification soient utilisées efficacement.
• Obtenir et examiner un rapport du vérificateur externe concernant ses procédures de contrôle de la qualité et les questions importantes soulevées dans le cadre du dernier contrôle de la qualité interne, ou contrôle par les pairs, du cabinet ou de toute demande de renseignements ou enquête effectuée par une autorité gouvernementale ou professionnelle au cours des cinq années précédentes relativement à une ou à plusieurs missions de vérification indépendante réalisées par le cabinet, ainsi que toutes les mesures prises pour régler les questions de cette nature et les relations existant entre le vérificateur externe et la société.
• Évaluer et présenter au conseil d’administration ses conclusions en ce qui concerne les compétences, le rendement et l’indépendance du vérificateur externe, y compris évaluer si les contrôles de la qualité du vérificateur sont adéquats et si les services autorisés non liés à la vérification sont compatibles avec le maintien de l’indépendance du vérificateur, en tenant compte des opinions de la direction et des vérificateurs internes.
• Assurer la rotation des associés en vérification comme le prescrivent la loi et la réglementation et, afin d’assurer l’indépendance permanente du vérificateur, évaluer s’il y a lieu d’adopter une politique de rotation du cabinet de vérification externe de façon périodique.
• Établir des politiques concernant l’embauche par la société d’employés ou d’anciens employés du vérificateur externe tel que la loi et les normes d’inscriptions applicables le prévoient.
• Rencontrer régulièrement et de façon distincte le vérificateur externe afin de discuter des questions qui, de l’avis du comité ou du vérificateur externe, devraient faire l’objet de discussions en privé.

Conformité

• Examiner l’efficacité du système de contrôle de la conformité aux lois et aux règlements. Les résultats de l’enquête et du suivi de la direction (y compris les mesures disciplinaires) dans tous les cas de non-conformité, devraient également être examinées.
• Conseiller le conseil d’administration en ce qui a trait aux politiques et procédures de la société se rapportant à la conformité aux lois et aux règlements applicables et aux codes de conduite de la société, y compris l’examen du processus de communication des codes de conduite aux membres du personnel de la société et du processus de surveillance de la conformité.
• Examiner avec la direction les politiques et procédures relatives aux comptes de dépenses et aux avantages indirects des membres de la haute direction, y compris leur utilisation des actifs de la société.
• Établir des procédures à l’égard de la réception, de la conservation et du traitement des plaintes reçues par la société concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes ou les questions de vérification et la formulation confidentielle par les employés, sous le couvert de l’anonymat, des inquiétudes touchant des questions discutables en matière de comptabilité ou de vérification.
• Faire l’examen et discuter avec la direction et le vérificateur externe de la correspondance échangée avec des organismes de réglementation et des conclusions de tout examen effectué par des organismes de réglementation et des conclusions des examens effectués par de tels organismes, des rapports publiés ou des observations de vérificateurs qui soulèvent d’importantes questions concernant les états financiers ou les politiques comptables de la société.
• Obtenir des comptes rendus périodiques de la direction et des conseillers juridiques de la société en ce qui a trait aux questions de conformité et aux questions juridiques qui pourraient avoir une incidence importante sur les états financiers ou les politiques de conformité de la société, y compris les déclarations d’initiés et les opérations entre les personnes membres du même groupe.

Responsabilités à l’égard de la communication de l’information

• Faire rapport régulièrement au conseil d’administration à l’égard des activités du comité, des questions et des recommandations connexes.
• Fournir une voie de communication ouverte entre le vérificateur externe et le conseil d’administration.
• Examiner tout autre rapport émis par la société au sujet des responsabilités du comité.
• Examiner et autoriser les communiqués de presse relatifs aux questions financières de la société.

Autres responsabilités

• Exercer les autres activités relatives à la présente charte que lui demande le conseil d’administration.
• Instituer et superviser des enquêtes spéciales au besoin.
• Examiner et évaluer chaque année la pertinence de la charte du comité de vérification, demander au conseil d’approuver les modifications qui y sont proposées, et veiller à ce qu’elle soit communiquée de façon appropriée tel que la loi et les règlements peuvent l’exiger.
• Examiner tous les ans son propre rendement.